1.
Pre majiteľov a konateľov
Systém SilverGo vytvorili majitelia opatrovateľských agentúr pre majiteľov opatrovateľských agentúr.
Je to výsledok viac ako desaťročnej skúsenosti, počas ktorej sme vytvorili IT nástroje, ktoré riešia výzvy, s ktorými sme sa stretli pri rozvoji nášho podnikania. V tomto náročnom odvetví závisí úspech od efektívneho zosúladenia rôznych očakávaní zákazníkov a zamestnancov a zároveň od udržania stabilnej ziskovosti. Preto je správne plánovanie a kontrola procesov v každej fáze poskytovania služieb kľúčové. SilverGo umožňuje efektívne riadenie a mnohostrannú optimalizáciu prevádzky, čo sa premieta do zvýšenej spokojnosti zákazníkov a zlepšenia finančnej výkonnosti spoločnosti.
Plánovanie a optimalizácia webových stránok
Najefektívnejším spôsobom riadenia agentúry domácej starostlivosti je organizovať jednotlivé návštevy do blokov a následne ich optimalizovať s ohľadom na potreby klientov, ich polohu a čas cestovania medzi nimi. Takto organizovaný blok návštev nazývame Beh . Posledným krokom je priradenie vhodných zamestnancov k blokom. Za týmto účelom sme vytvorili náš unikátny nástroj Sprievodca Behom , ktorý umožňuje optimálne plánovanie a organizáciu návštev, zabezpečuje efektívne využitie ľudských zdrojov a tým zvyšuje spokojnosť klientov a zamestnancov. Na tento nástroj sme obzvlášť hrdí, pretože rieši základné potreby agentúr domácej starostlivosti a výrazne zjednodušuje každodennú prácu manažérov.
Funkcie sprievodcu spustením
-
Praktické nástroje, ikony, mapy atď. sú umiestnené na jednej obrazovke, čo vám poskytuje kompletný obraz o organizácii webovej stránky.
-
Možnosť organizovania individuálnych návštev blokov, napr. behov
-
Minimalizácia cestovných časov medzi návštevami.
-
Pridelenie špecializovaných opatrovateľov na návštevy blokov
-
Ukazovatele výkonnosti umožňujúce posúdenie kvality a ziskovosti organizácie služieb už vo fáze plánovania.
-
Nástroj, ktorý kontroluje dostupnosť nového klienta a automaticky navrhuje umiestnenie jeho návštev v rámci existujúcich klientov. Uteč-a.
-
Alokácia, t. j. týždenné generovanie návštev rozdelených do blokov a automatické priradenie preferovaných opatrovateľov podľa vopred stanovených parametrov
Ovládanie v reálnom čase
-
Rozsiahle analytické nástroje, systém upozornení a ikony vám umožňujú kontrolovať poskytované služby v reálnom čase. Umožňujú vám sledovať pokrok vašich zamestnancov počas pracovného dňa a mať prístup k výkazom odpracovaných hodín preneseným z mobilnej aplikácie pre opatrovateľov.
-
Chápeme, že v každodennom živote sa môžu vyskytnúť chyby. Preto sme vytvorili jednoduchý systém farebného odlíšenia, ktorý vám umožní ich rýchlo odhaliť. Jednoducho si prelistujte rozvrh termínov a na prvý pohľad zistíte, či je služba dobre organizovaná a riadená tímom koordinátorov. Stojí za zmienku, že to priamo ovplyvňuje ziskovosť agentúry a spokojnosť opatrovateľov a klientov.
-
Metriky výkonnosti a ziskovosti vyvinuté pre Run Wizard sú k dispozícii aj v denných harmonogramoch návštev, čo zabezpečuje konzistentnú kontrolu na úrovni plánovania aj realizácie.
Viacrozmerné správy
Chápeme, aké dôležité je pre majiteľov agentúr starostlivosti monitorovať kvalitu svojich služieb, neustále optimalizovať procesy a využívanie zdrojov, riadiť riziká a monitorovať prevádzkovú efektívnosť. Na tento účel spoločnosť SilverGo vytvorila rad nástrojov a reportov na monitorovanie a audit celej služby, ktoré poskytujú kompletný obraz o situácii spoločnosti. Tieto nástroje umožňujú majiteľom agentúr sledovať kľúčové ukazovatele výkonnosti, identifikovať oblasti na zlepšenie a robiť informované rozhodnutia na zvýšenie ziskovosti, efektívnosti a kvality svojich služieb.
-
Správy zobrazujúce dynamiku vývoja spoločnosti vrátane počtu odpracovaných hodín, nových zamestnancov a klientov v danom období a informácie o bývalých klientoch a zamestnancoch.
-
Správy o kvalite služieb vrátane informácií o registrovaných sťažnostiach a pochvalách.
-
Bezpečnostné správy vrátane zoznamu zaznamenaných nehôd zákazníkov alebo zamestnancov.
-
Finančné správy vrátane ziskovosti jednotlivých blokov návštev.
-
Správy o platoch zamestnancov.
-
Fakturačné prehľady, skupinové aj individuálne podľa zákazníka.
-
Správy týkajúce sa riadenia ľudských zdrojov vrátane zoznamu voľných pracovných miest.
-
Správy o dovolenkách a neprítomnostiach zamestnancov, rozdelené podľa dôvodov neprítomnosti.
-
Správy o kvalifikácii a školení zamestnancov.
Jednoduchosť nástrojov a ľahká implementácia
Naše nástroje sú intuitívne a logické, čím sa skracuje doba zaškolenia nového manažéra na iba tri dni. Vďaka tomu je organizácia odolnejšia voči fluktuácii manažmentu. Vďaka nášmu jednoduchému použitiu sa noví manažéri rýchlo oboznámia s fungovaním systému, čo umožňuje plynulý prechod a minimalizuje akékoľvek potenciálne narušenie prevádzky agentúry.
Pre koordinátorov starostlivosti/prevádzkových manažérov
2.
Bežným javom v každodennej práci agentúr starostlivosti sú náhle neprítomnosti zamestnancov na poslednú chvíľu. Môžu sa vyskytnúť poruchy vozidiel, zrušenia klientmi, žiadosti o ďalšie návštevy, meškania, núdzové situácie vyžadujúce konzultáciu s kanceláriou, rodinou, lekárom alebo sanitkou a ďalšie. Koordinátori starostlivosti/prevádzkoví manažéri sú zvyčajne prvou komunikačnou líniou medzi agentúrou a klientom a agentúrou a zamestnancom.
Hlavnými zodpovednosťami koordinátorov je zabezpečiť, aby boli opatrovatelia pridelení ku všetkým návštevám, monitorovať poskytovanie opatrovateľských služieb, zaznamenávať udalosti relevantné pre agentúru a odporúčať potrebné opatrenia v núdzových situáciách. Ich zapojenie a rýchla reakcia umožňujú agentúre efektívne riadiť núdzové situácie, čím sa zabezpečí kontinuita a vysokokvalitné poskytovanie služieb.
Návštevné harmonogramy
SilverGo obsahuje nástroje určené na podporu koordinátorov v ich každodennej práci. Primárnym nástrojom je denný harmonogram návštev, ktorý zahŕňa všetky naplánované návštevy a pridelených zamestnancov. To umožňuje koordinátorom:
-
Jednoducho skontrolujte dostupnosť zamestnancov a priraďte ich k voľným termínom.
-
Identifikujte polohu klientov a zamestnancov pomocou farieb prepojených s mapou oblastí, ktoré agentúra obsluhuje, čo uľahčuje správu blokov návštev.
-
Monitorujte kvalitu služieb analýzou 47 kľúčových parametrov pre plánovanie a kontrolu služieb vo forme upozornení, ikon, čísel, farieb a bublín.
-
Používajte mapy denného plánu návštev, ktoré pripravili jednotliví opatrovatelia.
-
Pozrite si informácie o časoch cestovania medzi návštevami, ako aj o čase cestovania a vzdialenosti do a z vašej prvej návštevy.
-
Analyzujte ukazovatele ziskovosti, ktoré naznačujú kvalitu organizácie služieb vo fáze implementácie.
Pre pohodlie koordinátorov sme pripravili celkovo 9 zobrazení harmonogramu návštev.
-
Denná a týždenná hodinová starostlivosť, zoradená podľa klienta alebo zamestnanca.
-
Týždenne a mesačne pre opatrovateľské služby s ubytovaním, zoradené podľa klienta alebo zamestnanca.
Denník udalostí
Druhým dôležitým nástrojom pre koordinátorov je denník, ktorý im umožňuje zaznamenávať všetky významné udalosti ovplyvňujúce službu a opatrenia prijaté v dôsledku toho. Funkcie denníka:
-
Registrácia všetkých udalostí dôležitých pre agentúru, rozdelených do typov: Poznámka, Úraz klienta, Úraz zamestnanca, Neprítomnosť zamestnanca, Lieky, Ochrana klientov, Sťažnosti, Pochvala, Administratíva.
-
Možnosť zadávať plánované alebo neplánované neprítomnosti zamestnancov. Toto je prepojené s informáciami o neprítomnosti iných zamestnancov, čo umožňuje informované riadenie dovoleniek s cieľom zabezpečiť kontinuitu služieb.
-
Každý záznam v denníku je rozdelený na sekcie Podrobnosti a Odporúčania.
-
Pokročilou funkciou denníka je Odovzdávanie, ktoré je užitočné pre agentúry pracujúce na zmeny. Odovzdávanie vám umožňuje vytvoriť dokument, ktorý na začiatku zmeny poskytne koordinačnému tímu dôležité informácie a odporúčania.
Zoznam úloh a liekov na návštevu
Ďalšou funkciou na podporu koordinátorov je vytváranie plánov starostlivosti a prideľovanie liekov pre jednotlivé návštevy. Náš systém umožňuje pridať zoznam úloh a zoznam liekov, ktoré sa majú podať pri každej jednotlivej návšteve. Tieto dôležité informácie sa zobrazujú v detailoch návštevy v mobilnej aplikácii opatrovateľa. Slúžia ako sprievodca návštevou, čo je obzvlášť dôležité pre opatrovateľov, ktorí navštevujú nových klientov a nie sú oboznámení s ich rutinou. Toto riešenie umožňuje opatrovateľom poskytovať služby v súlade s potrebami a očakávaniami klientov, čo vedie k ešte vyššej úrovni starostlivosti a spokojnosti klientov aj personálu.
-
Run Wizard – už spomínaný nástroj na optimalizáciu webových stránok – je použiteľný aj pri nábore. Umožňuje presnú identifikáciu potrieb agentúr v oblasti náboru, a to ako vyplnením medzier v dostupnosti, tak aj identifikáciou oblasti pôsobnosti nového zamestnanca. Používanie nástroja umožňuje cielený nábor a presnú definíciu požiadaviek v pracovných inzerátoch. Ďalším pozitívnym efektom používania Run Wizard je zvýšenie spokojnosti zamestnancov prostredníctvom optimálneho využitia ich dostupnosti.
-
Pipeline – nástroj na vytváranie a monitorovanie personalizovanej náborovej cesty pre agentúru, ktorý spĺňa všetky štandardy agentúry. Náborári získajú plne prispôsobiteľný nástroj, ktorý ich krok za krokom prevedie procesom náboru. To zabezpečuje, že sa neprehliadne žiadna fáza náborového procesu a minimalizuje sa riziko chýb, a to aj pri viacerých súčasne prebiehajúcich náboroch.
-
Matica školení – plne konfigurovateľný nástroj na distribúciu a archiváciu školení zamestnancov. Umožňuje vám vytvoriť a spravovať personalizovaný proces školení pre vašu agentúru a zabezpečiť tak primeranú úroveň školenia opatrovateľov. To vám umožní poskytovať najvyššiu úroveň starostlivosti a zvyšovať dôveryhodnosť agentúry u klientov.
-
Výplatné karty – umožňujú vytvorenie vysoko flexibilného systému miezd zamestnancov. To umožňuje nastaviť individuálne sadzby za rôzne typy služieb, rôzne dĺžky návštev (napr. rôzne sadzby za 30-minútové, 45-minútové a 60-minútové návštevy), víkendy a sviatky. Umožňuje tiež vyúčtovanie cestovných výdavkov medzi klientmi, automatický výpočet kilometrových príspevkov, príspevkov a ďalšie.
-
Fakturačné karty umožňujú vysoko flexibilné a rozmanité fakturovanie zákazníkov na základe sadzobných schém podobných tým, ktoré sa nachádzajú v mzdových kartách. Tieto karty tiež umožňujú definovať dodatočné poplatky, ktoré sa pripočítavajú k návštevám, ako napríklad poplatky za parkovanie.
-
Týždenné záznamy o návštevách – ide o nástroj na konečné schválenie dokončených návštev. Operátor schvaľuje návštevy na základe rôznych údajov poskytnutých mobilnou aplikáciou zamestnanca. Pre pohodlie administrátora sa väčšina návštev automaticky schvaľuje v reálnom čase, ak spĺňajú okrajové podmienky stanovené individuálne pre danú agentúru.
-
Automatizovaný proces generovania faktúr (automatické odoslanie alebo tlač)
-
Jednoduchý nástroj na generovanie miezd
-
Automatizovaný proces generovania a distribúcie individuálnych týždenných plánov návštev klientom a rodinám
Pre opatrovateľov
5.
Opatrovatelia sú srdcom každej agentúry domácej starostlivosti. Kvalita služieb a spokojnosť klientov závisia od nich. V SilverGo sa snažíme čo najviac zjednodušiť ich každodenné povinnosti, zvýšiť spokojnosť s prácou a minimalizovať fluktuáciu zamestnancov. Vytvorili sme pre nich špecializovaný portál a mobilnú aplikáciu, čím znižujeme stres z dlhého dochádzania a zvyšujeme čas kontaktu s klientmi.
Portál pre zamestnancov
-
Správy - poznámky, články, prílohy publikované agentúrou
-
Naplánujte si stretnutia na dnes, nasledujúce dva dni a včera. Ide o nástroj pre núdzové situácie, ktorý kopíruje funkcionalitu mobilnej aplikácie.
-
Dostupnosť – predstavuje dostupnosť zamestnanca na základe rozvrhu vytvoreného počas náborového procesu. Zamestnanci si môžu pridať ďalšiu dostupnosť mimo rozvrhov.
-
Neprítomnosti - prehľad všetkých neprítomností zamestnancov zaznamenaných v systéme na ročnej a mesačnej báze, rozdelených podľa typov popísaných v denníku
-
Profil – ukážka informácií uložených v profile zamestnanca, rozdelená do kariet
-
Školenia - zoznam školení zamestnancov s dátumami expirácie
-
Mzdy - vyúčtovanie miezd zamestnancov podľa nastavení mzdovej karty
-
Sprievodca pre zamestnancov agentúrystiahnuť – ak ho agentúra má
-
Stiahnuteľné zásady a postupy – ak ich agentúra má
-
Ďalšie dokumenty na stiahnutie
Mobilná aplikácia SilverGo
Druhým nástrojom, ktorý je pre opatrovateľov nevyhnutný, je mobilná aplikácia. Tento pokročilý nástroj kombinuje informačné funkcie s elektronickým meraním času. Aplikácia obsahuje:
-
Zoznam návštev pridelených opatrovateľovi, časy začiatku a konca návštev a informácie o stave návštev.
-
Aktívna adresa zákazníka, ktorá po kliknutí prenesie geolokačné údaje do navigačnej aplikácie v telefóne zamestnanca, napr. Google Maps.
-
Informácie týkajúce sa prístupu do priestorov, napr. kód k schránke s kľúčmi
-
Tlačidlá na zaznamenanie začiatku a konca návštevy. Čas začiatku a konca návštevy, ako aj údaje o polohe opatrovateľa, sa odosielajú do systému SilverG.
-
Úlohy a činnosti, ktoré sa majú vykonať počas návštevy, a zoznam liekov, ktoré sa majú pacientovi podať.
