1.
Savininkams ir generaliniams direktoriams
„SilverGo“ sistemą sukūrė priežiūros agentūrų savininkai priežiūros agentūrų savininkams.
Tai daugiau nei dešimtmečio patirties rezultatas, per kurį sukūrėme IT įrankius, kurie išsprendžia iššūkius, su kuriais susidūrėme plėtodami savo verslą. Šioje reiklioje pramonės šakoje sėkmė priklauso nuo efektyvaus skirtingų klientų ir darbuotojų lūkesčių suderinimo, kartu išlaikant stabilų pelningumą. Todėl tinkamas planavimas ir procesų kontrolė kiekviename paslaugų teikimo etape yra labai svarbūs. „SilverGo“ leidžia efektyviai valdyti ir įvairiapusiškai optimizuoti operacijas, o tai reiškia didesnį klientų pasitenkinimą ir geresnius įmonės finansinius rezultatus.
Svetainės planavimas ir optimizavimas
Efektyviausias būdas valdyti priežiūros agentūrą – suskirstyti individualius vizitus į blokus ir juos optimizuoti, atsižvelgiant į klientų poreikius, jų buvimo vietą ir kelionės laiką tarp jų. Tokiu būdu organizuotą vizitų bloką vadiname vizitų ciklu (Run) . Paskutinis žingsnis – tinkamų darbuotojų paskyrimas blokams. Šiuo tikslu sukūrėme unikalų įrankį „Run Wizard“ , kuris leidžia optimaliai planuoti ir organizuoti vizitus, užtikrinant efektyvų žmogiškųjų išteklių panaudojimą ir taip didinant klientų bei darbuotojų pasitenkinimą. Ypač didžiuojamės šiuo įrankiu, nes jis tenkina pagrindinius namų priežiūros agentūrų poreikius ir žymiai supaprastina kasdienį vadovų darbą.
Paleidimo vedlio funkcijos
-
Patogūs įrankiai, piktogramos, žemėlapiai ir kt. yra viename ekrane, todėl galite susidaryti išsamų vaizdą apie svetainės struktūrą.
-
Galimybė organizuoti individualius apsilankymus kvartaluose, t. y. bėgimus
-
Sumažinti kelionės laiką tarp vizitų.
-
Paskirti atskirus globėjus lankyti blokus
-
Veiklos rodikliai, leidžiantys įvertinti paslaugų organizavimo kokybę ir pelningumą jau planavimo etape.
-
Įrankis, kuris tikrina naujo kliento prieinamumą ir automatiškai siūlo jų apsilankymų vietą esamuose.
-
Paskirstymas, t. y. savaitinis vizitų generavimas, suskirstytas į blokus, ir automatinis pageidaujamų globėjų priskyrimas pagal iš anksto nustatytus parametrus
Realaus laiko valdymas
-
Išsamūs analitiniai įrankiai, įspėjimų sistema ir piktogramos leidžia realiuoju laiku valdyti teikiamas paslaugas. Jos leidžia stebėti darbuotojų pažangą visos darbo dienos metu ir pasiekti iš slaugytojų mobiliosios programėlės perduotus laiko apskaitos žiniaraščius.
-
Suprantame, kad kasdienybėje gali pasitaikyti klaidų. Todėl sukūrėme paprastą spalvomis koduotą sistemą, kuri leidžia jas greitai pastebėti. Tiesiog peržiūrėkite susitikimų tvarkaraštį ir iš pirmo žvilgsnio pamatysite, ar paslauga yra gerai organizuota ir ar ją valdo koordinatorių komanda. Verta paminėti, kad tai tiesiogiai veikia agentūros pelningumą ir globėjų bei klientų pasitenkinimą.
-
„Run Wizard“ sukurti našumo ir pelningumo rodikliai taip pat pateikiami kasdienių vizitų tvarkaraščiuose, užtikrinant nuoseklią kontrolę tiek planavimo, tiek vykdymo lygmeniu.
Daugiamatės ataskaitos
Suprantame, kaip svarbu priežiūros agentūrų savininkams stebėti savo paslaugų kokybę, nuolat optimizuoti procesus ir išteklių naudojimą, valdyti riziką ir stebėti veiklos efektyvumą. Šiuo tikslu „SilverGo“ sukūrė įvairių įrankių ir ataskaitų, skirtų visai paslaugai stebėti ir audituoti, pateikiant išsamų įmonės situacijos vaizdą. Šie įrankiai leidžia agentūrų savininkams stebėti pagrindinius veiklos rodiklius, nustatyti tobulintinas sritis ir priimti pagrįstus sprendimus, siekiant padidinti pelningumą, efektyvumą ir paslaugų kokybę.
-
Ataskaitos, rodančios įmonės plėtros dinamiką, įskaitant dirbtų valandų skaičių, naujus darbuotojus ir klientus per tam tikrą laikotarpį bei informaciją apie buvusius klientus ir darbuotojus.
-
Paslaugų kokybės ataskaitos, įskaitant informaciją apie užregistruotus skundus ir komplimentus.
-
Saugos ataskaitos, įskaitant užregistruotų klientų ar darbuotojų nelaimingų atsitikimų sąrašą.
-
Finansinės ataskaitos, įskaitant atskirų apsilankymų blokų pelningumą.
-
Darbuotojų atlyginimų ataskaitos.
-
Sąskaitų faktūrų ataskaitos, tiek grupinės, tiek individualios pagal klientą.
-
Su žmogiškųjų išteklių valdymu susijusios ataskaitos, įskaitant laisvų darbo vietų sąrašą.
-
Ataskaitos apie darbuotojų atostogas ir nedarbingumą, suskirstytos pagal nedarbingumo priežastis.
-
Ataskaitos apie darbuotojų kvalifikaciją ir mokymą.
Įrankių paprastumas ir lengvas įgyvendinimas
Mūsų įrankiai yra intuityvūs ir logiški, todėl naujo vadovo mokymo laikotarpis sutrumpėja iki vos trijų dienų. Tai padidina organizacijos atsparumą vadovų kaitai. Dėl paprasto naudojimo nauji vadovai greitai susipažįsta su sistemos veikimu, o tai užtikrina sklandų perėjimą ir sumažina galimus agentūros veiklos sutrikimus.
Priežiūros koordinatoriams / operacijų vadovams
2.
Slaugos agentūrų kasdieniame darbe dažnai pasitaiko staigūs, paskutinės minutės darbuotojų nebuvimai. Sugedusios transporto priemonės, klientų atšaukimai, papildomų vizitų prašymai, vėlavimai, ekstremalios situacijos, dėl kurių reikia pasikonsultuoti su biuru, šeima, gydytoju ar greitąja pagalba ir kt. Slaugos koordinatoriai / operacijų vadovai paprastai yra pirmoji komunikacijos linija tarp agentūros ir kliento bei agentūros ir darbuotojo.
Pagrindinės koordinatorių pareigos yra užtikrinti, kad globėjai būtų paskirti visiems vizitams, stebėti priežiūros paslaugų teikimą, registruoti su įstaiga susijusius įvykius ir rekomenduoti būtinus veiksmus ekstremaliose situacijose. Jų įsitraukimas ir greitas reagavimas leidžia įstaigai veiksmingai valdyti ekstremalias situacijas, užtikrinant tęstinumą ir aukštos kokybės paslaugų teikimą.
Lankymo tvarkaraščiai
„SilverGo“ apima įrankius, skirtus koordinatoriams padėti kasdieniame darbe. Pagrindinė priemonė yra kasdienių vizitų grafikas, kuriame nurodyti visi suplanuoti vizitai ir paskirti darbuotojai. Tai leidžia koordinatoriams:
-
Lengvai patikrinkite darbuotojų prieinamumą, kad priskirtumėte jiems laisvus susitikimus.
-
Nustatykite klientų ir darbuotojų buvimo vietą naudodami spalvas, susietas su agentūros aptarnaujamų teritorijų žemėlapiu, taip palengvindami apsilankymų blokų valdymą.
-
Stebėkite paslaugų kokybę analizuodami 47 pagrindinius paslaugų planavimo ir valdymo parametrus įspėjimų, piktogramų, skaičių, spalvų ir burbulų pavidalu.
-
Naudokite individualių globėjų parengtus kasdienių apsilankymų plano žemėlapius.
-
Peržiūrėkite informaciją apie kelionės laiką tarp apsilankymų, taip pat apie kelionės laiką ir atstumą iki pirmojo apsilankymo ir atgal.
-
Išanalizuoti pelningumo rodiklius, kurie rodo paslaugų organizavimo kokybę įgyvendinimo etape.
Koordinatorių patogumui parengėme iš viso 9 vizitų tvarkaraščio vaizdus.
-
Kasdien ir kas savaitę teikiamos valandinės priežiūros paslaugos, rūšiuojamos pagal klientą arba darbuotoją.
-
Kas savaitę ir kas mėnesį teikiant slaugos paslaugas kartu su klientais, rūšiuojant pagal klientą arba darbuotoją.
Įvykių žurnalas
Antra esminė koordinatorių priemonė yra žurnalas, kuriame jie gali registruoti visus svarbius įvykius, turinčius įtakos paslaugai, ir veiksmus, kurių dėl to buvo imtasi. Žurnalo funkcijos:
-
Visų agentūrai svarbių įvykių registravimas, suskirstytas į tipus: Pastabos, Kliento nelaimingas atsitikimas, Darbuotojo nelaimingas atsitikimas, Darbuotojo nebuvimas, Vaistai, Klientų apsauga, Skundai, Pagyrimai, Administravimas.
-
Galimybė įvesti planuotus arba neplanuotus darbuotojų nebuvimus. Tai susieta su informacija apie kitų darbuotojų nebuvimą, leidžianti valdyti atostogas pagrįstu būdu, siekiant užtikrinti paslaugų tęstinumą.
-
Kiekvienas žurnalo įrašas yra padalintas į išsamios informacijos ir rekomendacijų skyrius.
-
Išplėstinė žurnalo funkcija yra perdavimas, kuris yra naudingas agentūroms, dirbančioms pamainomis. Perdavimas leidžia sukurti dokumentą, kuriame pamainos pradžioje būtų perduota svarbi informacija ir rekomendacijos koordinavimo komandai.
Vizito užduočių ir vaistų sąrašas
Kita koordinatorius palaikanti funkcija – priežiūros planų sudarymas ir vaistų skyrimas individualiems vizitams. Mūsų sistema leidžia pridėti darbų sąrašą ir vaistų, kurie bus skiriami kiekvieno individualaus vizito metu, sąrašą. Ši svarbi informacija rodoma vizito detalėse globėjų mobiliojoje programėlėje. Ji tarnauja kaip vizito vadovas, o tai ypač svarbu globėjams, lankantiems naujus klientus ir nepažįstantiems jų rutinos. Šis sprendimas leidžia globėjams teikti paslaugas, atsižvelgiant į klientų poreikius ir lūkesčius, todėl tiek klientams, tiek personalui užtikrinamas dar aukštesnis priežiūros ir pasitenkinimo lygis.
-
„Run Wizard“ – anksčiau minėtas svetainės optimizavimo įrankis – taip pat taikomas įdarbinimo srityje. Jis leidžia tiksliai nustatyti agentūros įdarbinimo poreikius, tiek užpildant laisvų darbuotojų spragas, tiek nustatant naujo darbuotojo veiklos sritį. Naudojant šį įrankį galima tikslingai įdarbinti ir tiksliai apibrėžti reikalavimus darbo skelbimuose. Kitas teigiamas „Run Wizard“ naudojimo poveikis yra padidėjęs darbuotojų pasitenkinimas optimaliai išnaudojant jų laisvas darbo vietas.
-
„Pipeline“ – įrankis, skirtas agentūrai sukurti ir stebėti suasmenintą įdarbinimo kelią, atitinkantį visus agentūros standartus. Įdarbintojai gauna visiškai pritaikomą įrankį, kuris žingsnis po žingsnio veda juos per įdarbinimo procesą. Tai užtikrina, kad nebūtų praleistas nė vienas įdarbinimo proceso etapas ir būtų sumažinta klaidų rizika, net ir vykdant kelias įdarbinimo procedūras vienu metu.
-
Mokymų matrica – visiškai konfigūruojama priemonė darbuotojų mokymams platinti ir archyvuoti. Ji leidžia jums sukurti ir valdyti suasmenintą mokymo procesą savo agentūrai, užtikrinant tinkamą globėjų mokymo lygį. Tai leidžia jums teikti aukščiausio lygio priežiūrą ir didinti agentūros patikimumą klientų akyse.
-
Darbo užmokesčio kortelės – leidžia sukurti itin lanksčią darbuotojų darbo užmokesčio sistemą. Tai leidžia nustatyti individualius įkainius skirtingų tipų paslaugoms, skirtingai vizitų trukmei (pvz., skirtingus įkainius už 30 minučių, 45 minučių ir 60 minučių vizitus), savaitgaliams ir švenčių dienoms. Tai taip pat leidžia atsiskaityti už kelionės išlaidas tarp klientų, automatiškai apskaičiuoti kompensacijas už nuvažiuotus kilometrus, kompensacijas ir kita.
-
Atsiskaitymo kortelės leidžia labai lanksčiai ir įvairiai atsiskaityti su klientais, remiantis tarifų schemomis, panašiomis į tas, kurios naudojamos darbo užmokesčio kortelėse. Šios kortelės taip pat leidžia apibrėžti papildomus mokesčius, kurie pridedami prie apsilankymų, pavyzdžiui, mokesčius už parkavimą.
-
Savaitiniai apsilankymų žurnalai – tai įrankis, skirtas galutiniam užbaigtų apsilankymų patvirtinimui. Operatorius patvirtina apsilankymus remdamasis darbuotojo mobiliosios programėlės pateiktais duomenimis. Administratoriaus patogumui dauguma apsilankymų automatiškai patvirtinami realiuoju laiku, jei jie atitinka agentūrai individualiai nustatytas ribines sąlygas.
-
Automatinis sąskaitų faktūrų generavimo procesas (automatinis siuntimas arba spausdinimas)
-
Paprastas įrankis darbo užmokesčio skaičiavimui
-
Automatizuotas individualių savaitinių vizitų planų sudarymo ir platinimo klientams ir šeimoms procesas
Globėjams
5.
Slaugytojai yra kiekvienos namų priežiūros agentūros širdis. Nuo jų priklauso paslaugų kokybė ir klientų pasitenkinimas. „SilverGo“ siekiame kuo labiau supaprastinti jų kasdienes pareigas, didinti pasitenkinimą darbu ir mažinti darbuotojų kaitą. Sukūrėme jiems specialų portalą ir mobiliąją programėlę, kad sumažintume ilgų kelionių į darbą stresą ir pailgintume bendravimo su klientais laiką.
Portalas darbuotojams
-
Naujienos – agentūros publikuoti užrašai, straipsniai, priedai
-
Suplanuokite susitikimus šiandienai, artimiausioms dviem dienoms ir vakar. Tai skubios pagalbos įrankis, atkartojantis mobiliosios programėlės funkcijas.
-
Prieinamumas – nurodo darbuotojo prieinamumą pagal įdarbinimo proceso metu sukurtą grafiką. Darbuotojai gali pridėti papildomą prieinamumą už grafikų ribų.
-
Nedalyvavimai – visų sistemoje užfiksuotų darbuotojų nedalyvavimų peržiūra pagal metus ir mėnesį, suskirstyta į tipus, aprašytus žurnale.
-
Profilis – darbuotojo profilyje išsaugotos informacijos peržiūra, suskirstyta į skirtukus
-
Mokymai – darbuotojų mokymų sąrašas su galiojimo datomis
-
Darbo užmokestis – darbuotojų darbo užmokesčio atsiskaitymas pagal darbo užmokesčio kortelės nustatymus
-
Atsisiunčiamas agentūros darbuotojo vadovas – jei agentūra jį turi
-
Atsisiunčiamos politikos ir procedūros – jei agentūra jas turi
-
Kiti dokumentai, kuriuos galima atsisiųsti
„SilverGo“ mobilioji programėlė
Antra esminė slaugytojų priemonė yra mobilioji programėlė. Ši pažangi priemonė sujungia informacines funkcijas su elektroniniu laiko registravimu. Programėlėje yra:
-
Globėjui priskirtų vizitų sąrašas, vizitų pradžios ir pabaigos laikai bei informacija apie vizitų būseną.
-
Aktyvus kliento adresas, kurį spustelėjus, geolokacijos duomenys perduodami darbuotojo telefono navigacijos programai, pvz., „Google Maps“.
-
Informacija, susijusi su patekimu į patalpas, pvz., raktų dėžutės kodas
-
Mygtukai vizito pradžiai ir pabaigai registruoti. Vizito pradžios ir pabaigos laikas, taip pat slaugytojo buvimo vietos duomenys siunčiami į „SilverG“ sistemą.
-
Vizito metu atliktinos užduotys ir veikla bei pacientui skiriamų vaistų sąrašas.
