1.
Dla właścicieli i dyrektorów zarządzających
System SilverGo został stworzony przez właścicieli agencji opieki, dla właścicieli agencji opieki.
Jest efektem kilkunastu lat naszego doświadczenia, podczas których tworzyliśmy narzędzia IT rozwiązujące problemy, które napotkaliśmy w trakcie rozwijania naszej działalności. W tej wymagającej branży sukces zależy od sprawnego pogodzenia różnych oczekiwań klientów oraz pracowników z jednoczesnym utrzymaniem stabilnej rentowności. Kluczowe zatem jest właściwe planowanie oraz kontrola procesów na każdym etapie dostarczania usług. SilverGo umożliwia efektywne zarządzanie i wielopłaszczyznową optymalizację działań, co przekłada się na zwiększenie zadowolenia klientów oraz poprawę wyników finansowych przedsiębiorstwa.
Planowanie i optymalizacja serwisu
Najbardziej efektywnym sposobem zarządzania agencją opieki jest organizowanie pojedynczych wizyt w bloki, a następnie ich optymalizacja z uwzględnieniem potrzeb klientów, ich lokalizacji oraz czasu przejazdów między nimi. Zorganizowany w ten sposób blok wizyt nazywamy Run-em. Końcowym etapem jest przypisanie do bloków wizyt odpowiednich pracowników. W tym celu stworzyliśmy nasze unikalne narzędzie Run Wizard, które umożliwia planowanie i organizację wizyt w sposób optymalny, zapewniając efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich, zwiększając tym samym satysfakcję klientów oraz pracowników. Jesteśmy szczególnie dumni z tego narzędzia, ponieważ jest ono odpowiedzią na podstawowe potrzeby agencji opieki domowej i znacząco ułatwia codzienną pracę zarządzających.
Funkcje Run Wizard
Podręczne narzędzia, ikony, mapy itd., znajdują się na jednym ekranie, co daje pełen obraz organizacji serwisu.
Możliwość organizowania indywidualnych wizyt w bloki, czyli Run-y
Minimalizacja czasów przejazdów między wizytami.
Przypisywanie dedykowanych opiekunów do bloków wizyt
Wskaźniki wydajności umożliwiające ocenę jakości i rentowności organizacji serwisu już na etapie planowania.
Narzędzie sprawdzające dostępność dla nowego klienta oraz automatyczna sugestia umiejscowienia jego wizyt na istniejących
Run-ach.
Alokacja, czyli cotygodniowe generowanie wizyt zorganizowanych w bloki oraz automatyczne przypisanie preferowanych opiekunów według wcześniej ustalonych parametrów
Kontrola w czasie rzeczywistym
Rozbudowane narzędzia analityczne, system alertów oraz ikony umożliwią Ci kontrolę nad dostarczanymi usługami w czasie rzeczywistym. Pozwolą Ci śledzić postępy Twoich pracowników w trakcie dnia pracy oraz uzyskać dostęp do ewidencji czasu pracy przekazywanej z aplikacji mobilnej dla opiekunów.
Rozumiemy, że w codziennej rutynie mogą pojawić się błędy. Dlatego stworzyliśmy prosty system oznaczeń oparty na kolorach, który pozwala szybko je zauważyć. Wystarczy przewinąć harmonogram wizyt, aby na pierwszy rzut oka ocenić, czy serwis jest dobrze zorganizowany i zarządzany przez zespół koordynatorów. Warto podkreślić, że ma to bezpośredni wpływ na rentowność agencji oraz satysfakcję i zadowolenie opiekunów i klientów.
Wskaźniki wydajności i rentowności stworzone dla Run Wizard są także dostępne na dziennych harmonogramach wizyt. Dzięki temu zapewniamy spójną kontrolę zarówno na poziomie planowania, jak i wykonania usług.
Wielowymiarowe raporty
Rozumiemy, jak istotne dla właścicieli agencji opieki jest monitorowanie jakości dostarczanych usług, ciągła optymalizacja procesów oraz zużycia zasobów, zarządzanie ryzykiem oraz monitorowanie efektywności działania. W tym celu stworzyliśmy w SilverGo szereg narzędzi i raportów, które służą do monitorowania i audytowania całego serwisu, dostarczając pełny obraz sytuacji wewnątrz firmy. Dzięki tym narzędziom właściciele agencji mogą śledzić kluczowe wskaźniki wydajności, identyfikować obszary do poprawy oraz podejmować świadome decyzje mające na celu zwiększenie rentowności, efektywności i jakości świadczonych usług.
Raporty wskazujące na dynamikę rozwoju firmy, obejmujące ilość dostarczonych godzin, nowych pracowników i klientów w określonym okresie, oraz informacje o byłych klientach i pracownikach.
Raporty dotyczące jakości serwisu, zawierające informacje o zarejestrowanych skargach i pochwałach.
Raporty dotyczące bezpieczeństwa, obejmujące wykaz zarejestrowanych wypadków klienta lub pracownika.
Raporty finansowe, w tym rentowność poszczególnych bloków wizyt.
Raporty dotyczące wynagrodzeń pracowników.
Raporty dotyczące fakturowania, zarówno grupowe, jak i indywidualne według klientów.
Raporty związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, w tym wykaz wolnych miejsc pracy.
Raporty dotyczące urlopów i nieobecności pracowników, z podziałem na powody nieobecności.
Raporty dotyczące kwalifikacji i szkoleń pracowników.
Prostota narzędzi i łatwość implementacji
Nasze narzędzia są intuicyjne i logiczne, co pozwala zredukować okres szkolenia nowego menadżera do zaledwie trzech dni. Uodparnia to organizację na problemy wynikające z rotacji kadry menadżerskiej. Dzięki prostocie obsługi, nowi menadżerowie szybko przyswajają sposób działania systemu, co umożliwia płynne przejęcie obowiązków i minimalizuje ewentualne zakłócenia w funkcjonowaniu agencji.
Dla koordynatorów opieki/menadżerów operacyjnych
2.
Częstym zjawiskiem w codziennej pracy agencji opieki jest nagła nieobecność pracowników zgłaszana w ostatniej chwili. Awarie pojazdów, odwoływanie wizyt przez klientów, prośby o wizyty dodatkowe, opóźnienia, sytuacje awaryjne wymagające konsultacji z biurem, rodziną, lekarzem lub wezwania karetki itp. Pracownikami dedykowanymi zazwyczaj do rozwiązywania tego typu problemów są koordynatorzy opieki/menedżerowie operacyjni, pierwsi na linii codziennych kontaktów „agencja - klient” oraz „agencja - pracownik”.
Najważniejszym zadaniem koordynatorów jest upewnienie się, że wszystkie wizyty mają przypisanych opiekunów, monitorowanie dostarczania usług opiekuńczych, rejestrowanie zdarzeń istotnych dla agencji oraz zalecenie niezbędnych działań w kryzysowych sytuacjach. Dzięki ich zaangażowaniu i szybkiemu reagowaniu agencja może skutecznie zarządzać sytuacjami awaryjnymi, zapewniając ciągłość i wysoką jakość świadczonych usług.
Harmonogramy wizyt
Częścią SilverGo są narzędzia, które mają wspomagać koordynatorów w ich codziennej pracy, z których podstawowym narzędziem jest dzienny harmonogram wizyt zawierający wszystkie zaplanowane wizyty wraz z przypisanymi pracownikami. Dzięki temu koordynatorzy mogą:
Łatwo sprawdzać dostępność pracowników w celu przypisania ich do niepokrytych wizyt.
Określić lokalizację klientów i pracowników poprzez kolory powiązane z mapą obszarów obsługiwanych przez agencję, ułatwiając zarządzanie blokami wizyt.
Monitorować jakość usług analizując 47 kluczowych parametrów dla planowania i kontrolowania serwisu w formie alertów, ikon, liczb, kolorów i dymków.
Korzystać z map dziennych planów wizyt wykonywanych przez indywidualnych opiekunów.
Podglądać informacje na temat czasów przejazdów między wizytami, a także czasu i odległości dojazdu na pierwszą wizytę oraz powrotu z ostatniej.
Analizować wskaźniki rentowności, wskazujące na jakość organizacji serwisu na etapie realizacji.
Dla wygody koordynatorów przygotowaliśmy w sumie 9 widoków harmonogramów wizyt
Dzienne i tygodniowe dla opieki godzinowej, sortowane według klienta lub pracownika.
Tygodniowe i miesięczne dla opieki z zamieszkaniem, sortowane według klienta lub pracownika.
Dziennik wydarzeń
Drugim podstawowym narzędziem dla koordynatorów jest Dziennik, który pozwala na rejestrowanie wszystkich istotnych wydarzeń wpływających na serwis oraz podejmowanych w ich efekcie działań. Funkcje Dziennika:
Rejestracja wszystkich istotnych dla agencji wydarzeń z podziałem na typy: Notatka, Wypadek klienta, Wypadek pracownika, Nieobecność pracownika, Leki, Ochrona podopiecznych, Skargi, Pochwały, Administracja.
Możliwość wprowadzania planowanych lub nieplanowanych nieobecności pracowników. Powiązane jest to z informacją na temat nieobecności innych pracowników, co pozwala na świadome zarządzanie urlopami, tak aby zapewnić ciągłość usługi.
Każdy wpis w Dzienniku podzielony jest na sekcję Szczegóły oraz Zalecenia.
Zaawansowaną funkcją Dziennika jest Handover, która jest przydatna dla agencji pracujących w systemie zmianowym. Handover pozwala na stworzenie dokumentu przekazania ważnych informacji i zaleceń zespołowi koordynatorów rozpoczynającemu zmianę.
Lista zadań i leków dla wizyty
Kolejną funkcjonalnością wspierającą koordynatorów jest tworzenie planów opieki oraz przypisane leków do indywidualnych wizyt. Nasz system umożliwia dodanie do każdej indywidualnej wizyty listy czynności do wykonania oraz listy leków, które mają być podane podopiecznemu. Te ważne informacje są wyświetlane w szczegółach dotyczących wizyty na aplikacji mobilnej opiekuna. Stanowią one rodzaj instrukcji obsługi wizyty, co jest szczególnie istotne dla opiekuna, który odwiedza nowego klienta i nie zna jego rutyny. Dzięki temu rozwiązaniu opiekunowie mogą świadczyć usługi zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami klientów, co przekłada się na jeszcze wyższy poziom opieki i satysfakcję zarówno klientów, jak i personelu.
Dla specjalistów HR / menadżerów rekrutacji
3.
Mamy świadomość, jak ważnym elementem działania nowoczesnej agencji opieki jest optymalne zarządzanie ogólnie pojętą rekrutacją, szczególnie na trudnym obecnie rynku pracy. Przygotowaliśmy szereg narzędzi i procesów, które wspomagają proces rekrutacyjny oraz zarządzanie zasobami ludzkimi
Run wizard – wcześniej wspomniane narzędzie do optymalizacji serwisu, ma zastosowanie również w rekrutacji. Pozwala na precyzyjne identyfikowanie potrzeb rekrutacyjnych agencji z punktu wypełnienia brakującej dostępności jak obszaru operacyjnego nowego pracownika. Wykorzystanie narzędzia pozwala na przeprowadzenie rekrutacji celowanej, precyzyjne określenie wymagań w ogłoszeniach o pracę. Kolejnym pozytywnym efektem zastosowania Run Wizard jest poprawienie zadowolenie pracowników, poprzez optymalne wykorzystanie ich dostępności.
Pipeline – narzędzie do tworzenia i kontroli indywidualnej dla agencji ścieżki rekrutacji, spełniającej wszystkie standardy agencji. Rekruter otrzyma w pełni konfigurowalne narzędzie do przeprowadzania procesów krok po kroku procesu rekrutacji. Daje pewność, że żaden etap procesu zatrudniania nowego pracownika nie został pominięty oraz minimalizuje ryzyko popełnienia błędu nawet przy bardzo wielu rekrutacjach trwających jednocześnie
Trening matrix – w pełni konfigurowalne narzędzie dystrybucji i archiwizacji treningów dla pracowników. Pozwala zbudować oraz kontrolować indywidualny dla agencji proces treningowy, gwarantujący odpowiedni poziom wyszkolenia opiekunów. Pozwala on dostarczać opiekę na najwyższym poziomie oraz podnosić wiarygodność agencji w oczach klientów.
Karty płacowe - pozwalających na stworzeniu bardzo elastycznego schematu rozliczania pracowników. Umożliwia to ustalenie indywidualnych stawek dla różnych typów usług, różnych długości wizyt (np. inne stawki dla wizyt 30 min, 45 min, 60 min), weekendów i świąt. Pozwala także na rozliczanie przejazdów między klientami, na automatyczne naliczeniem kilometrówki, dodatków itd.
Karty fakturowe – pozwalają na bardzo elastyczne i zróżnicowane rozliczenia klientów na bazie schematów stawek, podobnych jak w kartach płacowych. Karty dają też możliwość zdefiniowania dodatków, które są dodawane do wizyt np.: opłata parkingowa.
Tygodniowe arkusze wykonanych wizyt – jest to narzędzie finalnej akceptacji wykonanych wizyt. Operator akceptuje wizyty w oparciu o szereg danych dostarczonych z aplikacji mobilnej pracowników. Dla wygody administratora, większość wizyt akceptowana jest automatycznie w czasie rzeczywistym, jeśli spełnia warunki brzegowe ustalone indywidualnie dla agencji.
Zautomatyzowany proces generowania faktur (automatyczna wysyłka lub wydruk)
Proste narzędzie do generowania list płac
Zautomatyzowany proces generowania i dystrybucji indywidualnych tygodniowych planów wizyt do klientów oraz rodzin
Dla opiekunów
5.
Opiekunowie są sercem każdej agencji opieki domowej. To od nich zależy jakość wykonywanych usług i poziom zadowolenia klientów. W SilverGo staramy się maksymalnie ułatwić im codzienne obowiązki, zwiększając satysfakcję z pracy i minimalizując wskaźniki rotacji kadry pracowniczej. Przygotowaliśmy dla nich specjalny portal oraz aplikację mobilną, które pozwolą na zmniejszenie stresu związanego z długimi dojazdami do pracy oraz wydłużenie czasu kontaktu z klientem
Portal dla pracowników
Wiadomości - notatki, artykuły, załączniki publikowane przez agencję
Harmonogram wizyt na dziś, dwa dni następne i dzień wczorajszy. Jest to narzędzie awaryjne powielające funkcjonalność aplikacji mobilnej
Dostępność - przedstawia dostępność pracownika, utworzoną na podstawie schematu stworzonego w procesie rekrutacji. Pracownik ma możliwość dodawania dodatkowej dostępności poza schematami
Nieobecności - widok wszystkich zapisanych w systemie nieobecności pracownika w ujęciu rocznym i miesięcznym, podział wg typów opisanych w Dzienniku
Profil - podgląd informacji zapisanych w profilu pracownika z podziałem na zakładki
Treningi - lista treningów pracownika z datami ważności
Listy płac - rozliczenia płac pracownika wg ustawień Karty Płac
Przewodnik agencji dla pracownika do
pobrania - jeśli agencja takowy posiada
Zasady i procedury do pobrania - jeśli agencja takowe posiada
Inne dokumenty do pobrania
Aplikacja mobilna SilverGo
Drugim narzędziem niezbędnym w pracy opiekuna jest Aplikacja mobilna. Jest to zaawansowane narzędzie łączące funkcje informacyjne z elektroniczną ewidencją czasu pracy. Aplikacja zawiera:
Lista wizyt przypisanych do opiekuna, czasy rozpoczęcia i zakończenia wizyt oraz informacje o statusie wizyt.
Aktywny adres klienta, który po kliknięciu przenosi dane geolokalizacyjne do aplikacji nawigacyjnej na telefonie pracownika np. Google Maps.
Informacje istotne z punktu widzenia dostępu do lokalu, np.: kod do skrzynki na klucze
Przyciski rejestrujące rozpoczęcie i zakończenie wizyty. Godzina rozpoczęcia, zakończenia wizyty oraz dane lokalizacyjne opiekuna przesyłane są do systemu SilverG
Zadania i czynności do wykonania w czasie wizyty oraz lista leków do podania podopiecznemu.
